Bahagian Pentadbiran

Written by Super User on . Posted in Bahagian Pentadbiran

PENGENALAN

Bahagian Pentadbiran & Kewangan telah ditubuhkan pada bulan Disember tahun 2002 dengan hanya seorang sahaja Pembantu Tadbir (P/O) N17 dan segala kerja-kerja pentadbiran juga telah dibantu oleh Pembantu Tadbir (Kesetiausahaan) N17.  Pada bulan Mei 2009 pula bahagian ini telah dianggotai oleh seorang Penolong Pegawai Tadbir N27.  Oleh itu,  sehingga tahun 2013 Bahagian ini hanya dianggotai oleh seorang Penolong Pegawai Tadbir N27 dan seorang Pembantu Tadbir (P/O) N17 bagi menjalankan kerja-kerja Pentadbiran dan Kewangan.  Bagi memastikan segala urusan di Bahagian ini dapat dijalankan dengan lebih baik dan lancar,   Setiausaha Pejabat N27 juga telah membantu Bahagian ini.

 

FUNGSI DAN TUGAS-TUGAS BAHAGIAN PENTADBIRAN & KEWANGAN

Antara fungsi-fungsi  Bahagian ini ialah:-

 

Pentadbiran:

•Pengurusan   Sumber Manusia

-Mengurus hal-hal berkaitan kebajikan,  perkhidmatan dan  perjawatan staf

•Cuti Staf

Latihan Staf

Pengurusan Rekod Pentadbiran

Pengurusan fail

-Mengurus Sistem Fail Pentadbiran dan Fail Cuti Staf

 

Kewangan:

Anggaran Bajet & Anggaran Belanjawan

-Membuat agihan peruntukan yang diterima dari Pejabat Bendahari

-Menyemak dan mengesahkan Laporan Prestasi Mengurus Bulanan dan penyesuaian buku vot  PTJ

        setiap bulan

-Menguruskan permohonan tambah atau pindah peruntukan Perolehan Aset dan Inventori

-Menguruskan belanjawan tahunan PKU

-Membuat agihan peruntukan PKU

-Menguruskan permohonan tambah atau pindah peruntukan

Pembayaran (Tuntutan Staf/Pendahuluan & Individu Luar) 

-Memastikan pembayaran dibuat dalam tempoh 14 hari mengikut piagam pelanggan Pejabat

        Bendahari

-Memproses pembayaran tuntutan staf dan pihak luar, elaun dan pelbagai

-Memproses pembayaran bagi pendahuluan diri,    aktiviti PKU dan pelbagai

-Menyediakan laporan pendahuluan diri, aktiviti PKU dan pelbagai

-Menyediakan segala urusan berkaitan pembayaran di PKU

Pembayaran (Pembayaran Inbois/Bil) 

-Menguruskan semua tuntutan pembayaran kepada pembekal luar

-Memastikan pembayaran dibuat dalam tempoh 7 hari daripada dokumen diterima dari Penjual

-Menguruskan pembayaran elaun dan pelbagai berkaitan aktiviti di PKU

-Memastikan cek dihantar atau dipos selepas diterima dari Pejabat Bendahari

-Menyediakan laporan prestasi pembayaran sekiranya perlu 

Perolehan 

-Menguruskan perolehan secara tender untuk Bekalan, Perkhidmatan dan Kerja; 

-Menguruskan perolehan secara sebutharga   untuk Bekalan, Perkhidmatan dan Kerja; 

       i.   Untuk nilai melebihi RM 50,000.00 bagi Bekalan dan Perkhidmatan dan 

       ii.    Untuk nilai melebihi RM 100,000.00 bagi kerja 

-Menguruskan perolehan kontrak pusat dan rundinga terus; 

-Memajukan permohonan kelulusan barangan import daripada MITI ke Pejabat Bendahari; 

-Menguruskan permohonan pendaftaran syarikat ke Pejabat Bendahari untuk direkod didalam sistem kewangan Universiti

Terimaan Hasil

-Mengurus dan mengawal aliran tunai PKU 

-Mengurus  kutipan hasil  PKU

Rekod Harta & Stor 

-Memantau perekodan harta dan inventori di Sistem Pengurusan harta Tetap-Hardcat

-Melakukan Pemeriksaan Harta secara berkala seluruh PKU (jika perlu)

-Menguruskan Pelupusan Harta Fizikal dan Rekod 

-Menguruskan Kehilangan Harta dan Hapuskira. 

-Menyedia dan mengurus keperluan Insuran Harta (jika perlu)

-Menguruskan Perolehan dan pengeluaran barang-barang di Stor PKU

-Melakukan Pengiraan Stok Tahunan di Stor PKU

 

OBJEKTIF BAHAGIAN PENTADBIRAN & KEWANGAN

•Menyelaras keperluan perkhidmatan staf

•Mengurus keperluan latihan staf

•Menyediakan perkhidmatan surat-menyurat dan dokumentasi 

•Mengurus sumber kewangan dan perolehan